Algemene voorwaarden FinPal

Van toepassing op het gebruik van de FinPal-applicatie via www.finpal.live en op de administratieve en fiscale dienstverlening van FinPal.

Gegevens van de onderneming

FinPal V.O.F., handelend onder de naam FinPal
KvK-nummer 99212900 · btw-identificatienummer NL868870250B01
info@finpal.live · www.finpal.live

Leeswijzer

Deze Algemene Voorwaarden gelden voor het gebruik van de FinPal-applicatie én voor de administratieve en fiscale dienstverlening van FinPal. Zij bestaan uit drie delen en een bijlage:

• Deel A – Algemene bepalingen: geldt voor iedere Klant en voor alle Diensten, ook voor het gratis Pakket.
• Deel B – Applicatie: geldt aanvullend voor het gebruik van de online boekhoudsoftware (alle Pakketten).
• Deel C – Administratiediensten: geldt aanvullend wanneer FinPal als boekhoudkantoor werkzaamheden voor de Klant verricht (Pakketten Plus en Volledig en losse opdrachten).
• Bijlage 1 – Verwerkersovereenkomst: regelt de verwerking van persoonsgegevens die FinPal als verwerker voor de Klant uitvoert.

Alle prijzen die FinPal noemt zijn exclusief btw. Bij strijdigheid tussen de delen gaat Deel C vóór Deel B, en gaan Deel B en Deel C vóór Deel A.

Inhoud

DEEL A – ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 – Definities

In deze Algemene Voorwaarden hebben de volgende, met een hoofdletter geschreven begrippen de volgende betekenis:

1.1 Account: de persoonlijke, met inloggegevens beveiligde omgeving van de Klant in de Applicatie.

1.2 Administratiediensten: de administratieve, fiscale en daarmee samenhangende werkzaamheden die FinPal als boekhoudkantoor voor de Klant verricht, zoals het inrichten van de administratie, het boeken van facturen en bonnen, het voorbereiden en indienen van btw-aangiften, het verzorgen van de aangifte inkomstenbelasting en het opstellen van de jaarrekening, zoals nader omschreven in het toepasselijke Pakket of in een afzonderlijke Overeenkomst.

1.3 Algemene Voorwaarden: deze algemene voorwaarden, inclusief de bijlagen.

1.4 Applicatie: de online boekhoudsoftware van FinPal die via de Website (en eventuele apps of koppelingen) als dienst beschikbaar wordt gesteld, inclusief alle updates en nieuwe versies.

1.5 Diensten: de Applicatie en de Administratiediensten, gezamenlijk en ieder afzonderlijk, alsmede alle overige door FinPal aan de Klant geleverde diensten.

1.6 FinPal: de vennootschap onder firma FinPal V.O.F., handelend onder de naam FinPal, gevestigd aan Zeusburg 5, 3437 GR Nieuwegein, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 99212900, btw-identificatienummer NL868870250B01.

1.7 Gebruiker: iedere natuurlijke persoon die met toestemming van de Klant via het Account van de Klant gebruikmaakt van de Applicatie.

1.8 Klant: de natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, of de rechtspersoon of personenvennootschap, die een Account aanmaakt of een Overeenkomst met FinPal aangaat.

1.9 Klantgegevens: alle gegevens, documenten en bestanden die de Klant (of een Gebruiker namens de Klant) in de Applicatie invoert, uploadt of via een koppeling laat inlezen, of die de Klant in het kader van de Administratiediensten aan FinPal verstrekt, waaronder facturen, bonnen, banktransacties en de daarin opgenomen persoonsgegevens.

1.10 Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen FinPal en de Klant met betrekking tot de Diensten, waaronder het aanmaken van een Account, het afsluiten van een Pakket en iedere opdracht tot het verrichten van aanvullende werkzaamheden.

1.11 Pakket: een door FinPal aangeboden combinatie van Diensten tegen een vaste periodieke vergoeding of kosteloos, zoals op de Website omschreven (op de datum van deze Algemene Voorwaarden: Gratis, Plus en Volledig).

1.12 Schriftelijk: op papier of langs elektronische weg, waaronder per e-mail of via een daartoe bestemde functie in de Applicatie.

1.13 Website: www.finpal.live en de daaraan gekoppelde (sub)domeinen.

1.14 Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van in Nederland algemeen erkende feestdagen.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op ieder aanbod van FinPal, op iedere Overeenkomst en op ieder gebruik van de Applicatie en de Website, inclusief het gebruik van het Pakket Gratis.

2.2 De Diensten zijn uitsluitend bestemd voor zakelijk gebruik. Door een Account aan te maken verklaart de Klant te handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Bepalingen van consumentenrecht zijn niet van toepassing.

2.3 De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.4 Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien zij Schriftelijk door FinPal zijn bevestigd en gelden uitsluitend voor de Overeenkomst waarvoor zij zijn overeengekomen.

2.5 Indien een bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig is of wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen treden dan in overleg om een vervangende bepaling overeen te komen die zo dicht mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.

2.6 FinPal kan deze Algemene Voorwaarden ter informatie ook in andere talen verstrekken. Bij verschillen is de Nederlandse tekst bepalend.

2.7 Deel A geldt voor alle Diensten. Deel B geldt aanvullend voor de Applicatie en Deel C geldt aanvullend voor de Administratiediensten. Bij strijdigheid gaat de meer specifieke bepaling voor: Deel C gaat vóór Deel B, en Deel B en Deel C gaan vóór Deel A. Een afzonderlijke Schriftelijke Overeenkomst gaat vóór deze Algemene Voorwaarden.

Artikel 3 – Totstandkoming van de Overeenkomst en Account

3.1 Ieder aanbod op de Website is vrijblijvend. De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant het aanmeldproces op de Website heeft doorlopen en deze Algemene Voorwaarden heeft aanvaard, dan wel op het moment dat FinPal een opdracht Schriftelijk heeft bevestigd of feitelijk met de uitvoering is begonnen.

3.2 Het afsluiten van of overstappen naar een betaald Pakket komt tot stand op het moment dat de Klant de keuze in de Applicatie bevestigt en de eerste betaling is geautoriseerd.

3.3 FinPal mag een aanmelding of opdracht zonder opgave van redenen weigeren, bijvoorbeeld wanneer het cliëntenonderzoek op grond van de Wwft (artikel 26) niet kan worden afgerond of wanneer de aard of omvang van de onderneming van de Klant niet past bij het gekozen Pakket.

3.4 De Klant staat ervoor in dat de bij aanmelding en nadien verstrekte gegevens (waaronder bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-identificatienummer, adres, e-mailadres en betaalgegevens) juist, volledig en actueel zijn en informeert FinPal onverwijld over wijzigingen. FinPal mag erop vertrouwen dat berichten die vanuit het Account of vanaf het opgegeven e-mailadres worden verzonden, van de Klant afkomstig zijn.

3.5 De Klant is verantwoordelijk voor de geheimhouding van de inloggegevens en voor al het gebruik dat via het Account van de Applicatie wordt gemaakt, ook door Gebruikers. Bij een vermoeden van misbruik of verlies van inloggegevens informeert de Klant FinPal onmiddellijk via info@finpal.live en wijzigt de Klant het wachtwoord.

3.6 De Klant zorgt ervoor dat Gebruikers deze Algemene Voorwaarden naleven en is voor hun handelen en nalaten aansprakelijk als voor eigen handelen en nalaten.

3.7 FinPal mag bij de uitvoering van de Overeenkomst derden (hulppersonen) inschakelen. De artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 BW zijn niet van toepassing.

Artikel 4 – Pakketten, prijzen en prijswijzigingen

4.1 De inhoud van de Pakketten en de bijbehorende prijzen staan vermeld op de Website. Bepalend zijn de inhoud en prijzen zoals die gelden op het moment waarop de Klant het Pakket afsluit, tenzij nadien een wijziging conform dit artikel is doorgevoerd.

4.2 Alle door FinPal genoemde prijzen en tarieven luiden in euro's en zijn exclusief omzetbelasting (btw) en andere heffingen van overheidswege. De btw wordt op de factuur afzonderlijk vermeld en tegen het geldende tarief in rekening gebracht.

4.3 Het Pakket Gratis is kosteloos. Voor betaalde Pakketten geldt een vaste vergoeding per maand of, bij jaarlijkse facturering, per jaar. Werkzaamheden die niet in het gekozen Pakket zijn inbegrepen (artikel 22), worden op basis van een offerte of tegen het op dat moment geldende uurtarief in rekening gebracht. FinPal informeert de Klant vooraf wanneer werkzaamheden buiten het Pakket vallen.

4.4 FinPal mag de prijzen jaarlijks per 1 januari aanpassen aan de hand van de consumentenprijsindex (CPI, alle huishoudens) van het CBS. Een dergelijke indexering geeft de Klant geen recht op tussentijdse opzegging.

4.5 FinPal mag de prijzen en de inhoud van de Pakketten daarnaast wijzigen met inachtneming van een aankondigingstermijn van ten minste 30 dagen. Een aangekondigde prijsverhoging die uitgaat boven de indexering van lid 4, of een wezenlijke beperking van de inhoud van het Pakket, geeft de Klant het recht de Overeenkomst voor het betreffende Pakket Schriftelijk op te zeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging. Bij een jaarabonnement gaat een prijswijziging pas in bij de eerstvolgende verlenging.

4.6 Kennelijke vergissingen of verschrijvingen in prijzen op de Website of in de Applicatie binden FinPal niet.

4.7 FinPal mag de inhoud van het Pakket Gratis te allen tijde wijzigen, beperken of beëindigen. Indien FinPal het Pakket Gratis beëindigt, krijgt de Klant ten minste 30 dagen de gelegenheid om de Klantgegevens te exporteren of over te stappen naar een betaald Pakket.

Artikel 5 – Facturering en betaling

5.1 Betaalde Pakketten worden vooraf gefactureerd: maandabonnementen per maand en jaarabonnementen per jaar. Aanvullende werkzaamheden worden achteraf gefactureerd, tenzij anders overeengekomen.

5.2 Betaling van Pakketten vindt plaats via de betaaldienstverlener van FinPal (thans Stripe) door middel van automatische afschrijving van de door de Klant opgegeven betaalmethode (SEPA-incasso of betaalkaart). De Klant verleent daarvoor bij het afsluiten van het Pakket een doorlopende machtiging en zorgt voor voldoende saldo. Op de betaling zijn tevens de voorwaarden van de betaaldienstverlener van toepassing.

5.3 Facturen worden elektronisch verstrekt via de Applicatie en/of per e-mail. De Klant stemt in met elektronische facturering.

5.4 Voor facturen die niet via automatische afschrijving worden voldaan, geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum. Deze termijn is een fatale termijn.

5.5 Indien een automatische afschrijving mislukt of wordt gestorneerd, of een factuur niet binnen de betalingstermijn is voldaan, is de Klant zonder nadere ingebrekestelling in verzuim. FinPal stuurt de Klant een betalingsherinnering met een termijn van 14 dagen. Blijft betaling ook daarna uit, dan is de Klant vanaf de vervaldatum de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) verschuldigd, alsmede buitengerechtelijke incassokosten van 15% van de hoofdsom met een minimum van € 150, onverminderd het recht van FinPal op vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten.

5.6 Bij verzuim mag FinPal de toegang tot betaalde functionaliteit en de uitvoering van de Administratiediensten opschorten totdat volledige betaling is ontvangen (artikel 12). De Klant blijft de vergoeding over de opschortingsperiode verschuldigd. FinPal is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van een opschorting, waaronder het niet of te laat indienen van aangiften.

5.7 Bezwaren tegen een factuur moeten binnen 14 dagen na factuurdatum Schriftelijk en gemotiveerd bij FinPal worden ingediend. Een bezwaar schort de betalingsverplichting niet op. Verrekening of opschorting door de Klant is uitgesloten.

5.8 Betalingen strekken eerst in mindering op kosten, vervolgens op rente en ten slotte op de oudste openstaande hoofdsom.

Artikel 6 – Looptijd en opzegging

6.1 De Overeenkomst voor het Pakket Gratis wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en kan door de Klant op ieder moment worden beëindigd door het Account op te heffen. FinPal kan het Pakket Gratis beëindigen met inachtneming van artikel 4 lid 7 en lid 6 van dit artikel.

6.2 Een maandabonnement wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en kan door ieder van partijen op ieder moment worden opgezegd tegen het einde van de lopende abonnementsmaand. Over de lopende abonnementsmaand vindt geen restitutie plaats.

6.3 Een jaarabonnement wordt aangegaan voor een vaste periode van twaalf maanden. Tussentijdse opzegging is niet mogelijk en reeds betaalde vergoedingen worden niet gerestitueerd. Uiterlijk 30 dagen vóór afloop van deze periode informeert FinPal de Klant over het naderende einde daarvan. De Klant kan het jaarabonnement dan voor een nieuwe periode van twaalf maanden verlengen. Doet de Klant dat niet, dan wordt de Overeenkomst voortgezet voor onbepaalde tijd tegen de dan geldende maandprijs van het Pakket, maandelijks vooraf gefactureerd, en kan zij door ieder van partijen worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van één maand.

6.4 Opzegging door de Klant gebeurt via de daartoe bestemde functie in de Applicatie of Schriftelijk per e-mail aan info@finpal.live. FinPal bevestigt de opzegging Schriftelijk. Opzegging door FinPal gebeurt Schriftelijk.

6.5 Overstappen naar een goedkoper Pakket geldt als opzegging van het duurdere Pakket en gaat in tegen het einde van de lopende abonnementsperiode (bij een jaarabonnement: aan het einde van de periode van twaalf maanden). Overstappen naar een duurder Pakket kan op ieder moment; het prijsverschil wordt naar rato over de lopende periode verrekend.

6.6 FinPal mag de Overeenkomst met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden opzeggen, bijvoorbeeld indien FinPal de Diensten geheel of gedeeltelijk staakt. Vooruitbetaalde vergoedingen over de periode na de beëindiging worden dan terugbetaald.

6.7 Bij het einde van de Overeenkomst, om welke reden ook, eindigen het gebruiksrecht op de Applicatie en de uitvoering van de Administratiediensten. Artikel 20 (export en verwijdering van Klantgegevens) en artikel 25 (jaarwerk) blijven van toepassing. Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om na het einde van de Overeenkomst voort te duren, zoals die over aansprakelijkheid, intellectuele eigendom, geheimhouding en toepasselijk recht, blijven van kracht.

6.8 Bij het einde van de Overeenkomst worden alle vorderingen van FinPal op de Klant direct opeisbaar.

Artikel 7 – Verplichtingen van de Klant

7.1 De Klant is en blijft zelf verantwoordelijk voor het voeren van een administratie die voldoet aan de wettelijke eisen (waaronder artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen en artikel 3:15i BW), voor de juistheid en volledigheid van de Klantgegevens en voor het tijdig doen van aangiften en betalingen aan de Belastingdienst en andere instanties, tenzij en voor zover FinPal deze werkzaamheden op grond van een Pakket of Overeenkomst uitdrukkelijk heeft overgenomen.

7.2 De Klant verstrekt FinPal tijdig, juist en volledig alle gegevens en documenten die FinPal nodig heeft voor de uitvoering van de Diensten, op de wijze en binnen de termijnen die FinPal aangeeft. De Klant informeert FinPal uit eigen beweging over feiten en omstandigheden die voor de Diensten van belang kunnen zijn, zoals wijzigingen in rechtsvorm, activiteiten, personeel of btw-regeling (waaronder toepassing van de kleineondernemersregeling) en correspondentie van de Belastingdienst.

7.3 FinPal mag uitgaan van de juistheid en volledigheid van de door de Klant verstrekte gegevens en is niet gehouden deze te controleren, behalve voor zover dit uitdrukkelijk tot de overeengekomen Diensten behoort.

7.4 Indien de Klant gegevens niet, niet tijdig of niet deugdelijk aanlevert, mag FinPal de uitvoering opschorten en de daaruit voortvloeiende extra werkzaamheden tegen het geldende uurtarief in rekening brengen. De gevolgen van te late of onjuiste aanlevering, waaronder boetes, belastingrente en verzuim, komen voor rekening van de Klant.

7.5 De Klant gebruikt de Diensten uitsluitend voor de eigen onderneming(en) waarvoor het Account is aangemaakt en niet voor het voeren van administraties van derden, tenzij Schriftelijk anders overeengekomen.

7.6 De Klant vrijwaart FinPal voor aanspraken van derden (waaronder de Belastingdienst, afnemers van de Klant en betrokkenen in de zin van de AVG) die verband houden met het gebruik van de Diensten door de Klant, de inhoud van de Klantgegevens of een tekortkoming van de Klant in de nakoming van deze Algemene Voorwaarden, behoudens voor zover de aanspraak het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van FinPal.

Artikel 8 – Persoonsgegevens en geheimhouding

8.1 FinPal verwerkt persoonsgegevens van de Klant en van Gebruikers (zoals contact-, account- en betaalgegevens) als verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in de privacyverklaring op de Website.

8.2 Voor persoonsgegevens die in de Klantgegevens zijn opgenomen (bijvoorbeeld gegevens van afnemers en leveranciers van de Klant) geldt het volgende:

1. bij het beschikbaar stellen van de Applicatie en het voeren van de boekhouding is FinPal verwerker en de Klant verwerkingsverantwoordelijke. Hierop is de verwerkersovereenkomst in Bijlage 1 van toepassing, die onderdeel uitmaakt van de Overeenkomst;
2. bij het verzorgen van belastingaangiften, het opstellen van de jaarrekening en het geven van advies is FinPal, overeenkomstig de richtsnoeren van de beroepsorganisaties (NBA, NOB, RB, NIRPA en Novak), zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

8.3 Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar verkrijgen. Informatie geldt als vertrouwelijk indien dit door een partij is meegedeeld of uit de aard van de informatie voortvloeit; financiële en fiscale gegevens van de Klant gelden in ieder geval als vertrouwelijk. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor zover een wettelijke plicht of een rechterlijk bevel tot openbaarmaking verplicht (waaronder de meldplicht op grond van de Wwft), of voor zover informatie zonder toedoen van de ontvangende partij openbaar is.

8.4 FinPal mag Klantgegevens in geaggregeerde en geanonimiseerde vorm, die niet tot de Klant of tot natuurlijke personen herleidbaar is, gebruiken voor statistische doeleinden, benchmarking en verbetering van de Diensten.

8.5 FinPal gebruikt de naam en het logo van de Klant uitsluitend met voorafgaande toestemming van de Klant als referentie.

Artikel 9 – Intellectuele eigendom

9.1 Alle rechten van intellectuele eigendom op de Applicatie, de Website, de documentatie, sjablonen, rapportages en overige door FinPal ontwikkelde materialen berusten uitsluitend bij FinPal of haar licentiegevers. De Klant verkrijgt uitsluitend het gebruiksrecht dat in artikel 16 is omschreven.

9.2 De Klantgegevens blijven eigendom van de Klant. De Klant verleent FinPal een niet-exclusief recht om de Klantgegevens te verwerken voor zover dit nodig is voor de uitvoering van de Overeenkomst, met inachtneming van artikel 8.

9.3 Door FinPal in het kader van de Administratiediensten opgestelde stukken (zoals jaarrekeningen en aangiften) mag de Klant gebruiken voor het doel waarvoor zij zijn opgesteld. Verstrekking aan derden anders dan de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel of financiers van de Klant geschiedt voor risico van de Klant; FinPal aanvaardt geen aansprakelijkheid jegens die derden.

9.4 Indien de Klant suggesties of feedback geeft over de Diensten, mag FinPal deze vrij en zonder vergoeding gebruiken.

Artikel 10 – Aansprakelijkheid

10.1 FinPal voert de Diensten uit naar beste kunnen en met de zorgvuldigheid die van een redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot mag worden verwacht. Op FinPal rust een inspanningsverplichting; FinPal staat niet in voor het bereiken van een bepaald (fiscaal) resultaat.

10.2 De totale aansprakelijkheid van FinPal wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, onrechtmatige daad of enige andere grondslag is per gebeurtenis (waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis geldt) beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag (exclusief btw) dat de Klant op grond van de Overeenkomst aan FinPal heeft betaald in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. Voor de Klant die uitsluitend het Pakket Gratis gebruikt, is de aansprakelijkheid beperkt tot € 500 per kalenderjaar, per gebeurtenis en in totaal.

10.3 Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:

1. de redelijke kosten die de Klant heeft gemaakt om de prestatie van FinPal aan de Overeenkomst te laten beantwoorden, voor zover FinPal daartoe zelf niet meer in de gelegenheid is gesteld;
2. de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade;
3. de redelijke kosten ter voorkoming of beperking van schade, voor zover deze kosten daadwerkelijk tot beperking hebben geleid;
4. door de Belastingdienst opgelegde verzuimboetes en belastingrente, voor zover deze uitsluitend het gevolg zijn van een aan FinPal toerekenbare tekortkoming en niet mede van te late, onjuiste of onvolledige aanlevering door de Klant.

10.4 Aansprakelijkheid van FinPal voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst of omzet, gemiste besparingen, verlies of beschadiging van gegevens (behoudens de kosten van herstel uit de laatste beschikbare back-up), bedrijfsstagnatie, reputatieschade en schade door aanspraken van derden, is uitgesloten. Belasting die de Klant hoe dan ook verschuldigd zou zijn geweest, is geen schade.

10.5 FinPal is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van:

1. onjuiste, onvolledige of te laat verstrekte gegevens door de Klant;
2. handelen van de Klant in strijd met adviezen van FinPal of met deze Algemene Voorwaarden;
3. storingen of tekortkomingen van diensten van derden, zoals hostingproviders, banken en bankkoppelingen, de betaaldienstverlener en de systemen van de Belastingdienst, behoudens voor zover FinPal deze schade op die derde kan verhalen;
4. wijzigingen in wet- en regelgeving, rechtspraak of beleid van de Belastingdienst na het moment waarop de werkzaamheden zijn verricht.

10.6 De beperkingen in dit artikel gelden niet indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van FinPal of van haar leidinggevenden.

10.7 Iedere vordering tot schadevergoeding moet, op straffe van verval, binnen twaalf maanden nadat de Klant de schade heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken Schriftelijk en gemotiveerd bij FinPal zijn ingediend, en in ieder geval binnen twee jaar na de schadeveroorzakende gebeurtenis. Artikel 6:89 BW blijft onverkort van toepassing. FinPal wordt steeds in de gelegenheid gesteld een tekortkoming binnen een redelijke termijn te herstellen.

Artikel 11 – Overmacht

11.1 FinPal is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt, naast hetgeen daaronder in de wet en rechtspraak wordt verstaan, in ieder geval verstaan: storingen of uitval van internet, telecommunicatie-infrastructuur, hosting- en clouddiensten en de betaaldienstverlener; storingen bij banken en bij de Belastingdienst (waaronder onbeschikbaarheid van aangifte- en machtigingsvoorzieningen); cyberaanvallen, waaronder DDoS-aanvallen en ransomware, ondanks redelijke beveiligingsmaatregelen; stroomstoringen; overheidsmaatregelen; epidemieën; stakingen; ziekte of uitval van sleutelpersoneel; en tekortkomingen van door FinPal ingeschakelde derden.

11.2 Gedurende de overmacht worden de verplichtingen van FinPal opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag ieder van partijen de Overeenkomst Schriftelijk ontbinden voor het deel dat nog niet is nagekomen, zonder verplichting tot schadevergoeding. Reeds verrichte prestaties worden naar rato afgerekend.

11.3 Indien tijdens een overmachtssituatie een wettelijke aangiftetermijn dreigt te verstrijken, spant FinPal zich in de Klant tijdig te informeren, zodat de Klant zelf maatregelen kan treffen, zoals het indienen van een verzoek om uitstel of het doen van een voorlopige aangifte.

Artikel 12 – Opschorting, blokkering en ontbinding

12.1 FinPal mag de nakoming van haar verplichtingen geheel of gedeeltelijk opschorten en/of de toegang tot het Account (tijdelijk) blokkeren indien:

1. de Klant in verzuim is met de betaling;
2. de Klant handelt in strijd met artikel 18 (gebruiksregels) of anderszins tekortschiet in de nakoming van de Overeenkomst;
3. FinPal het redelijke vermoeden heeft dat de Applicatie wordt gebruikt voor onrechtmatige of strafbare doeleinden, waaronder fraude of witwassen;
4. FinPal hiertoe op grond van de wet, een rechterlijk bevel of een bevel van een toezichthouder verplicht is; of
5. het cliëntenonderzoek op grond van de Wwft niet (meer) kan worden afgerond.

12.2 FinPal informeert de Klant over een opschorting of blokkering en de reden daarvan, tenzij dit op grond van de wet niet is toegestaan (zoals bij een melding op grond van de Wwft) of de omstandigheden dit niet toelaten. Tijdens een opschorting wegens betalingsachterstand behoudt de Klant, waar technisch mogelijk, leestoegang tot de Klantgegevens om aan de eigen bewaarplicht te kunnen voldoen, tenzij lid 1 onder c, d of e van toepassing is.

12.3 Ieder van partijen mag de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang Schriftelijk ontbinden, zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn, indien de andere partij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van een wezenlijke verplichting en, na Schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn van ten minste 14 dagen, in verzuim blijft. Voorafgaande ingebrekestelling is niet vereist indien nakoming blijvend onmogelijk is of de tekortkoming naar haar aard niet herstelbaar is.

12.4 FinPal mag de Overeenkomst daarnaast met onmiddellijke ingang Schriftelijk opzeggen of ontbinden indien de Klant in staat van faillissement wordt verklaard of surseance van betaling aanvraagt, op de Klant de Wet schuldsanering natuurlijke personen van toepassing wordt verklaard, de onderneming van de Klant wordt geliquideerd of gestaakt, beslag wordt gelegd op een aanmerkelijk deel van het vermogen van de Klant, of de Klant handelt zoals bedoeld in lid 1 onder c.

12.5 Bij ontbinding worden reeds door FinPal verrichte prestaties en de daarvoor verschuldigde vergoedingen niet ongedaan gemaakt. Vooruitbetaalde vergoedingen voor nog niet verrichte prestaties worden naar rato terugbetaald, behoudens bij ontbinding wegens een tekortkoming van de Klant.

Artikel 13 – Elektronische communicatie

13.1 Partijen communiceren over de Overeenkomst primair via de Applicatie en per e-mail. Berichten die FinPal in de Applicatie plaatst of naar het opgegeven e-mailadres verzendt, gelden als door de Klant ontvangen op het moment van plaatsing respectievelijk verzending. De Klant zorgt ervoor dat het opgegeven e-mailadres actueel is en raadpleegt regelmatig het Account en de e-mail, inclusief de spammap.

13.2 Partijen erkennen dat elektronische communicatie risico's kent, zoals onderschepping, vertraging en virussen. FinPal treft redelijke beveiligingsmaatregelen, maar is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van het gebruik van e-mail of internet, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid. Vertrouwelijke documenten worden bij voorkeur via de Applicatie gedeeld.

13.3 Een opdracht, akkoord of instemming die de Klant via het Account of vanaf het opgegeven e-mailadres geeft (waaronder het akkoord op een aangifte of jaarrekening), heeft tussen partijen dezelfde rechtskracht als een ondertekende schriftelijke verklaring.

Artikel 14 – Wijziging van de Algemene Voorwaarden

14.1 FinPal mag deze Algemene Voorwaarden wijzigen of aanvullen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen vóór inwerkingtreding per e-mail en/of via de Applicatie aangekondigd, waarbij de nieuwe versie wordt meegezonden of een link daarnaar wordt verstrekt.

14.2 Indien een wijziging de rechten van de Klant wezenlijk beperkt of zijn verplichtingen wezenlijk verzwaart, mag de Klant de Overeenkomst tot de ingangsdatum van de wijziging Schriftelijk opzeggen tegen die ingangsdatum, ongeacht de looptijd van het Pakket. Vooruitbetaalde vergoedingen voor de periode na de beëindiging worden dan naar rato terugbetaald. Maakt de Klant van dit recht geen gebruik of gebruikt hij de Diensten na de ingangsdatum, dan gelden de gewijzigde Algemene Voorwaarden.

14.3 Wijzigingen van ondergeschikt belang, wijzigingen die de Klant niet benadelen en wijzigingen die noodzakelijk zijn op grond van wet- en regelgeving kunnen zonder aankondigingstermijn worden doorgevoerd en geven geen opzegrecht.

14.4 De actuele versie van de Algemene Voorwaarden is steeds te raadplegen en te downloaden op www.finpal.live/voorwaarden. FinPal verstrekt de Algemene Voorwaarden op verzoek kosteloos.

Artikel 15 – Klachten, toepasselijk recht en geschillen

15.1 Klachten over de Diensten kunnen worden gemeld via info@finpal.live. FinPal bevestigt de ontvangst binnen vijf Werkdagen en streeft ernaar de klacht binnen 14 dagen inhoudelijk af te handelen. Is meer tijd nodig, dan informeert FinPal de Klant daarover met een indicatie van de verwachte termijn.

15.2 Op iedere Overeenkomst en op deze Algemene Voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

15.3 Partijen spannen zich in om geschillen eerst in onderling overleg op te lossen. Geschillen die niet in onderling overleg worden opgelost, worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

DEEL B – AANVULLENDE BEPALINGEN APPLICATIE

Dit deel geldt aanvullend op Deel A voor het gebruik van de Applicatie, ongeacht het gekozen Pakket.

Artikel 16 – Gebruiksrecht

16.1 FinPal verleent de Klant voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om de Applicatie via internet te gebruiken voor de eigen bedrijfsvoering, overeenkomstig het gekozen Pakket en deze Algemene Voorwaarden.

16.2 De Applicatie is standaardsoftware die als dienst (Software-as-a-Service) wordt geleverd in de staat waarin zij zich op het moment van gebruik bevindt. FinPal mag de functionaliteit voortdurend aanpassen, uitbreiden en verbeteren en verouderde functionaliteit uitfaseren, mits de kernfunctionaliteit van het Pakket (facturen versturen, uitgaven registreren en de eigen gegevens exporteren) beschikbaar blijft.

16.3 De Klant mag Gebruikers toegang geven tot het Account voor zover het Pakket dat toelaat en blijft verantwoordelijk voor hun gebruik.

16.4 Het is de Klant niet toegestaan de Applicatie te (laten) kopiëren, decompileren of reverse-engineeren of anderszins de broncode te achterhalen (behoudens voor zover dwingend recht dit toestaat), de Applicatie aan derden ter beschikking te stellen of te verhuren, de Applicatie te gebruiken voor de ontwikkeling van een concurrerend product, of technische beveiligingen te omzeilen.

Artikel 17 – Beschikbaarheid, onderhoud en support

17.1 FinPal spant zich in de Applicatie zo veel mogelijk beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze beschikbaarheid. Er wordt geen beschikbaarheidspercentage (SLA) gegarandeerd, tenzij Schriftelijk anders overeengekomen.

17.2 FinPal mag de Applicatie (tijdelijk) buiten gebruik stellen voor onderhoud, updates en beveiligingsmaatregelen. Gepland onderhoud wordt zo veel mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd en, indien het naar verwachting langer dan één uur duurt, vooraf aangekondigd. Spoedonderhoud kan zonder aankondiging plaatsvinden.

17.3 FinPal verhelpt gemelde fouten in de Applicatie naar beste vermogen en binnen een redelijke termijn. FinPal mag het herstel van fouten uitstellen tot een volgende release en is niet verplicht fouten te herstellen die het gevolg zijn van onjuist gebruik, van wijzigingen door de Klant of van diensten van derden.

17.4 Support wordt verleend via de in de Applicatie of op de Website aangegeven kanalen (zoals chat en e-mail) op Werkdagen en heeft betrekking op het gebruik van de Applicatie. Voor Klanten met het Pakket Gratis omvat de support geen inhoudelijke boekhoudkundige of fiscale beoordeling van de administratie; dergelijke ondersteuning door een boekhouder wordt tegen het geldende uurtarief of via een betaald Pakket geleverd. FinPal maakt vooraf kenbaar wanneer een verzoek buiten de kosteloze support valt.

17.5 De Klant zorgt zelf voor de apparatuur, software (waaronder een actuele browser) en internetverbinding die nodig zijn voor het gebruik van de Applicatie.

17.6 FinPal maakt regelmatig back-ups van de Applicatie ten behoeve van de continuïteit van de dienstverlening. Deze back-ups zijn geen archief voor de Klant; de Klant blijft verantwoordelijk voor het bewaren van de eigen administratie (artikel 20).

Artikel 18 – Gebruiksregels

18.1 De Klant gebruikt de Applicatie niet in strijd met de wet, de openbare orde, de goede zeden of de rechten van derden. In het bijzonder is het niet toegestaan de Applicatie te gebruiken voor:

1. het opstellen van valse of misleidende facturen of het administreren van transacties waarvan de Klant weet of behoort te weten dat zij een onrechtmatige of strafbare herkomst of strekking hebben;
2. het verspreiden van malware, spam of ongevraagde berichten;
3. het verkrijgen van ongeautoriseerde toegang tot systemen of gegevens van FinPal of van derden;
4. handelingen die de werking van de Applicatie of de onderliggende infrastructuur onevenredig belasten, waaronder geautomatiseerde bevragingen (scraping) anders dan via een door FinPal aangeboden koppeling.

18.2 FinPal mag redelijke gebruikslimieten stellen (fair use), bijvoorbeeld ten aanzien van opslagruimte, aantal Gebruikers, aantal administraties, aantal te verzenden e-mails of de omvang van bestanden, en deze op de Website of in de Applicatie bekendmaken.

18.3 Bij overtreding van dit artikel mag FinPal, onverminderd artikel 12, de betreffende gegevens verwijderen of ontoegankelijk maken en de kosten van onderzoek en herstel bij de Klant in rekening brengen.

Artikel 19 – Koppelingen met derden

19.1 De Applicatie kan koppelingen bieden met diensten van derden, zoals banken (voor het inlezen van transacties), de betaaldienstverlener, de Belastingdienst en andere software. Het gebruik van een koppeling geschiedt voor rekening en risico van de Klant en kan onderworpen zijn aan de voorwaarden van die derde.

19.2 De Klant verleent, waar nodig, zelf de benodigde toestemmingen en machtigingen aan die derden (bijvoorbeeld voor toegang tot bankrekeninginformatie). FinPal is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, juistheid en volledigheid van gegevens die via een koppeling worden aangeleverd en mag een koppeling wijzigen of beëindigen indien de derde de voorwaarden of technische specificaties wijzigt.

19.3 Berekeningen en overzichten die de Applicatie genereert (zoals btw-overzichten, winst-en-verliesoverzichten en conceptaangiften) zijn hulpmiddelen, gebaseerd op de door de Klant ingevoerde gegevens en gekozen instellingen. Voor zover de Klant geen Administratiediensten afneemt, blijft de Klant zelf verantwoordelijk voor de controle van deze gegevens en voor de aangiften die hij op basis daarvan doet.

Artikel 20 – Klantgegevens, export en verwijdering

20.1 De Klant kan de Klantgegevens gedurende de Overeenkomst op ieder moment exporteren in de door de Applicatie ondersteunde formaten, waaronder in ieder geval een gangbaar formaat zoals CSV, Excel en/of PDF.

20.2 De Klant is zelf verantwoordelijk voor de nakoming van de wettelijke bewaarplicht van in beginsel zeven jaar (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen) en van tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. De Klant zorgt daarom tijdig, en in ieder geval vóór het einde van de Overeenkomst, voor een volledige export van de administratie.

20.3 Na het einde van de Overeenkomst houdt FinPal de Klantgegevens gedurende 30 dagen beschikbaar voor export, zo nodig via een tijdelijke leestoegang, en verwijdert of anonimiseert FinPal de Klantgegevens daarna binnen een redelijke termijn. Dit geldt niet voor zover FinPal op grond van een wettelijke plicht (waaronder de eigen fiscale bewaarplicht en de Wwft) of ter onderbouwing van de eigen werkzaamheden (artikel 27) gehouden of gerechtigd is gegevens langer te bewaren.

20.4 FinPal mag een Account met het Pakket Gratis waarop gedurende twaalf maanden niet is ingelogd, na aankondiging per e-mail met een termijn van 30 dagen beëindigen en de bijbehorende Klantgegevens verwijderen.

20.5 Op verzoek van de Klant verzorgt FinPal een export in een ander formaat of verleent zij assistentie bij migratie naar een andere omgeving; FinPal mag hiervoor het geldende uurtarief in rekening brengen.

DEEL C – AANVULLENDE BEPALINGEN ADMINISTRATIEDIENSTEN

Dit deel geldt aanvullend op Deel A en Deel B wanneer FinPal als boekhoudkantoor werkzaamheden voor de Klant verricht, zoals in de Pakketten Plus en Volledig en bij losse opdrachten.

Artikel 21 – Aard en omvang van de opdracht

21.1 De Administratiediensten bestaan uit de werkzaamheden die in het gekozen Pakket zijn opgenomen, zoals op de Website omschreven op het moment van afsluiten, of uit de werkzaamheden die in een afzonderlijke Overeenkomst zijn vastgelegd. Werkzaamheden die daar niet onder vallen, zijn meerwerk (artikel 22).

21.2 FinPal voert de Administratiediensten uit op basis van de door de Klant aangeleverde en in de Applicatie aanwezige gegevens. FinPal verricht geen controle- of beoordelingsopdracht en verstrekt geen zekerheid (assurance) over de getrouwheid van de administratie of de jaarrekening. De jaarrekening wordt samengesteld op basis van de door de Klant verstrekte informatie; de Klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid daarvan en voor de jaarrekening zelf.

21.3 FinPal bepaalt de wijze waarop en door welke personen de opdracht wordt uitgevoerd, met inachtneming van de redelijke wensen van de Klant. Overeengekomen termijnen zijn streeftermijnen en geen fatale termijnen, tenzij Schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen. FinPal draagt zorg voor tijdige indiening binnen de wettelijke aangiftetermijnen, mits de Klant tijdig en volledig heeft aangeleverd (artikel 23).

21.4 De Administratiediensten omvatten uitsluitend de Nederlandse fiscale en administratieve verplichtingen van de onderneming waarvoor het Account is aangemaakt. Tenzij uitdrukkelijk overeengekomen zijn in ieder geval niet inbegrepen:

1. salarisadministratie en aangiften loonheffingen;
2. aangiften vennootschapsbelasting en dividendbelasting en het opstellen en deponeren van publicatiestukken bij de Kamer van Koophandel;
3. buitenlandse btw-verplichtingen, waaronder OSS-aangiften en verzoeken om teruggaaf van buitenlandse btw;
4. de aangifte inkomstenbelasting van een fiscale partner, tenzij dit op de Website bij het Pakket is vermeld;
5. begeleiding bij boekenonderzoeken, informatieverzoeken van de Belastingdienst en bezwaar- en beroepsprocedures;
6. fiscale of bedrijfseconomische advisering die verder gaat dan het beantwoorden van korte vragen over de eigen administratie of aangifte, waaronder advisering over rechtsvormkeuze en herstructurering.

21.5 Adviezen van FinPal zijn gebaseerd op de wet- en regelgeving en de door de Klant verstrekte feiten op het moment van advisering en zijn uitsluitend bestemd voor de Klant. Standpunten van de Belastingdienst en de rechter kunnen afwijken; FinPal staat niet in voor de aanvaarding van een ingenomen fiscaal standpunt.

Artikel 22 – Meerwerk, inhaalwerk en uurtarief

22.1 Als meerwerk gelden in ieder geval de volgende werkzaamheden buiten het Pakket:

1. het wegwerken van achterstanden en het verwerken van perioden vóór de ingangsdatum van het Pakket (inhaalwerk);
2. het corrigeren van een door de Klant of een vorige boekhouder onjuist gevoerde administratie;
3. het opnieuw uitvoeren van werkzaamheden wegens te laat, onvolledig of onjuist aangeleverde gegevens;
4. het indienen van suppleties en herziene aangiften, voor zover de oorzaak niet aan FinPal is toe te rekenen;
5. het beantwoorden van vragen van de Belastingdienst en begeleiding bij controles;
6. werkzaamheden voor extra ondernemingen, rechtspersonen of administraties.

22.2 Meerwerk wordt vooraf met de Klant afgestemd en uitgevoerd op basis van een vaste prijs (offerte) of tegen het op dat moment geldende uurtarief, dat FinPal op de Website of op verzoek bekendmaakt. FinPal mag voor meerwerk een voorschot verlangen.

22.3 Bij een aanzienlijke toename van de omvang van de administratie ten opzichte van wat bij het afsluiten van het Pakket redelijkerwijs mocht worden verwacht (bijvoorbeeld in aantal transacties, facturen of bankrekeningen), mag FinPal na overleg het Pakket aanpassen of een aanvullende vergoeding overeenkomen. Bereiken partijen geen overeenstemming, dan mag ieder van partijen het Pakket opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van één maand.

Artikel 23 – Aanlevering en termijnen

23.1 De Klant levert alle voor een aangiftetijdvak relevante stukken (verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnen, banktransacties en overige relevante informatie) uiterlijk op de tiende dag na afloop van het betreffende tijdvak volledig aan via de Applicatie, tenzij FinPal een andere termijn communiceert. Voor de jaarwerkzaamheden levert de Klant de benodigde stukken aan binnen de termijn die FinPal daarvoor stelt en in ieder geval uiterlijk op 1 april volgend op het boekjaar.

23.2 Levert de Klant niet tijdig of onvolledig aan, dan kan FinPal de tijdige indiening van de aangifte niet garanderen. FinPal spant zich in de Klant tijdig te herinneren, maar het risico van te late indiening en de daaruit voortvloeiende boetes, belastingrente en overige gevolgen ligt bij de Klant. FinPal mag in dat geval, uitsluitend met instemming van de Klant, een aangifte indienen op basis van de wel beschikbare gegevens; een later noodzakelijke suppletie of correctie geldt als meerwerk.

23.3 FinPal mag de Klant om aanvullende informatie of onderbouwing vragen en de uitvoering opschorten totdat deze is ontvangen.

23.4 Berichten van de Belastingdienst en andere instanties die de Klant ontvangt en die betrekking hebben op de Administratiediensten (waaronder aanslagen, beschikkingen, informatieverzoeken en aankondigingen van controles), stuurt de Klant binnen vijf Werkdagen na ontvangst door aan FinPal. FinPal kan de Klant vragen een machtiging te verlenen om digitale kopieën van aanslagen en beschikkingen rechtstreeks te ontvangen.

Artikel 24 – Aangiften, machtiging en akkoord

24.1 Voor zover het Pakket het indienen van aangiften omvat, verleent de Klant FinPal hierbij volmacht om de betreffende aangiften namens de Klant elektronisch bij de Belastingdienst in te dienen en de daarvoor benodigde machtigingen aan te vragen en te activeren, waaronder machtigingen via de machtigingsvoorziening van de Belastingdienst en Logius. De Klant werkt mee aan het verlenen en registreren van deze machtigingen en aan het aanvragen van uitstel van aangifte onder de uitstelregeling voor belastingconsulenten.

24.2 De Klant ontvangt het concept van iedere aangifte ter controle. De aangifte inkomstenbelasting en de jaarrekening worden pas ingediend respectievelijk definitief gemaakt na uitdrukkelijk akkoord van de Klant. Voor btw-aangiften geldt, gelet op de korte wettelijke termijnen, dat FinPal de aangifte mag indienen op basis van de verwerkte gegevens indien de Klant niet binnen drie Werkdagen na het beschikbaar stellen van het concept bezwaren kenbaar heeft gemaakt. De Klant kan Schriftelijk of in de Applicatie kiezen dat btw-aangiften uitsluitend na uitdrukkelijk akkoord worden ingediend; het risico van te late indiening bij het uitblijven van dat akkoord ligt dan bij de Klant.

24.3 Door akkoord te geven of niet tijdig te reageren bevestigt de Klant dat de aan de aangifte ten grondslag liggende gegevens juist en volledig zijn. De Klant blijft jegens de Belastingdienst zelf verantwoordelijk voor de aangifte en voor de tijdige betaling van de verschuldigde belasting. FinPal verricht geen betalingen namens de Klant.

24.4 Constateert de Klant na indiening dat een aangifte onjuist of onvolledig is, dan informeert hij FinPal onverwijld, zodat FinPal een suppletie of correctie kan verzorgen (artikel 22).

24.5 Indien de Klant, ondanks een uitdrukkelijk advies van FinPal, een standpunt wil innemen dat naar het oordeel van FinPal onhoudbaar is of in strijd met wet- en regelgeving, mag FinPal weigeren de aangifte in te dienen en de Overeenkomst voor de Administratiediensten met onmiddellijke ingang beëindigen, zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn.

Artikel 25 – Jaarwerk bij opzegging

25.1 De in een Pakket opgenomen jaarwerkzaamheden (het opstellen van de jaarrekening en/of het verzorgen van de aangifte inkomstenbelasting over een boekjaar) maken deel uit van de doorlopende periodieke vergoeding. Deze jaarwerkzaamheden zijn uitsluitend inbegrepen indien het betreffende Pakket op het moment van uitvoering en oplevering van die werkzaamheden nog actief is.

25.2 Eindigt het Pakket voordat de jaarwerkzaamheden over een boekjaar zijn uitgevoerd (bijvoorbeeld door opzegging per 1 januari), dan is FinPal niet gehouden deze jaarwerkzaamheden nog uit te voeren. De Klant kan FinPal in dat geval verzoeken de jaarwerkzaamheden alsnog als losse opdracht uit te voeren tegen de daarvoor geldende vaste prijs of het geldende uurtarief, mits de administratie over het betreffende boekjaar volledig in de Applicatie is verwerkt.

25.3 Bij het afsluiten van een Pakket in de loop van een boekjaar omvatten de jaarwerkzaamheden over dat boekjaar uitsluitend de periode vanaf de ingangsdatum van het Pakket. Het verwerken van de periode vóór de ingangsdatum, voor zover nodig voor de jaarrekening of de aangifte, geldt als inhaalwerk (artikel 22).

25.4 FinPal streeft ernaar de jaarrekening en de aangifte inkomstenbelasting op te leveren binnen een redelijke termijn na ontvangst van de volledige jaarstukken en in ieder geval vóór het verstrijken van de (verlengde) aangiftetermijn, mits de Klant tijdig heeft aangeleverd (artikel 23 lid 1).

25.5 Bij beëindiging van de Administratiediensten verleent FinPal op verzoek en tegen het geldende uurtarief redelijke medewerking aan de overdracht van de administratie aan de Klant of een opvolgend boekhouder, waaronder het verstrekken van de eindbalans en overzichten van openstaande posten. De door FinPal opgeleverde stukken blijven gedurende de termijn van artikel 20 lid 3 kosteloos toegankelijk via de Applicatie.

Artikel 26 – Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)

26.1 FinPal is als administratiekantoor en belastingadviseur een instelling in de zin van de Wwft. FinPal is daarom verplicht om vóór aanvang van de Administratiediensten en gedurende de relatie cliëntenonderzoek te verrichten: de identiteit van de Klant, diens vertegenwoordigers en, bij rechtspersonen en personenvennootschappen, de uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) vast te stellen en te verifiëren, en inzicht te verkrijgen in het doel en de aard van de relatie en, waar nodig, in de herkomst van middelen.

26.2 De Klant verstrekt hiervoor op eerste verzoek de benodigde gegevens en documenten, waaronder een geldig identiteitsbewijs en een uittreksel uit het Handelsregister en, indien van toepassing, het UBO-register, en informeert FinPal over relevante wijzigingen. FinPal bewaart deze gegevens gedurende de wettelijke termijn van vijf jaar na het einde van de relatie.

26.3 Zolang het cliëntenonderzoek niet is afgerond, mag FinPal de Administratiediensten niet aanvangen of voortzetten. Kan het onderzoek niet worden afgerond, dan mag FinPal de Overeenkomst voor de Administratiediensten beëindigen zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn.

26.4 FinPal is wettelijk verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie te melden bij de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-Nederland), zonder de Klant daarover te informeren. FinPal is niet aansprakelijk voor schade die de Klant lijdt als gevolg van een te goeder trouw gedane melding of van het te goeder trouw opschorten of weigeren van dienstverlening op grond van de Wwft, ook indien achteraf blijkt dat geen sprake was van een ongebruikelijke transactie.

Artikel 27 – Dossier, bewaartermijn en opschortingsrecht

27.1 FinPal houdt van de Administratiediensten een digitaal werkdossier bij, dat eigendom is van FinPal. FinPal bewaart het dossier gedurende ten minste zeven jaar na afloop van het boekjaar waarop het betrekking heeft, in verband met de eigen fiscale bewaarplicht en ter onderbouwing van de verrichte werkzaamheden, en vernietigt het daarna.

27.2 Het bewaren van het dossier door FinPal ontslaat de Klant niet van de eigen wettelijke bewaarplicht (artikel 20 lid 2). Originele stukken die de Klant aan FinPal heeft verstrekt, worden op verzoek aan de Klant geretourneerd.

27.3 FinPal mag de afgifte van door haar opgestelde stukken, zoals de jaarrekening en conceptaangiften, opschorten totdat de Klant de daarvoor verschuldigde vergoeding heeft voldaan. Dit opschortingsrecht geldt niet voor de door de Klant zelf aangeleverde stukken en de Klantgegevens in de Applicatie, waartoe de Klant overeenkomstig artikel 12 lid 2 en artikel 20 toegang behoudt.

BIJLAGE 1 – VERWERKERSOVEREENKOMST

Deze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de Overeenkomst tussen FinPal (hierna: Verwerker) en de Klant (hierna: Verwerkingsverantwoordelijke) en geldt voor de verwerking van persoonsgegevens die FinPal ten behoeve van de Klant verricht bij het beschikbaar stellen van de Applicatie en het voeren van de boekhouding (artikel 8 lid 2 onder a van de Algemene Voorwaarden). Begrippen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) hebben in deze bijlage de betekenis die de AVG daaraan geeft; begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis van artikel 1 van de Algemene Voorwaarden.

1. Onderwerp, aard en doel van de verwerking

1.1 FinPal verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en ten behoeve van de Klant, voor het beschikbaar stellen van de Applicatie (opslag, verwerking, weergave, back-up en export van Klantgegevens) en, indien overeengekomen, voor het voeren van de boekhouding van de Klant.

1.2 Categorieën betrokkenen: afnemers, leveranciers en contactpersonen van de Klant, Gebruikers en overige personen van wie gegevens in de administratie van de Klant voorkomen. Categorieën persoonsgegevens: naam, adres, contactgegevens, KvK- en btw-nummers, bankrekeningnummers, factuur- en transactiegegevens en overige gegevens die de Klant in de Applicatie invoert. De Klant voert geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG) in de Applicatie in en geen burgerservicenummers anders dan voor zover noodzakelijk voor de fiscale dienstverlening.

1.3 De verwerking duurt zolang de Overeenkomst voortduurt, vermeerderd met de termijn van artikel 20 lid 3 van de Algemene Voorwaarden.

2. Instructies

2.1 FinPal verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Klant. De Overeenkomst, deze bijlage en het gebruik van de Applicatie door de Klant gelden als instructie. FinPal verwerkt persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, behoudens het gebruik van geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens (artikel 8 lid 4 van de Algemene Voorwaarden) en behoudens voor zover een Unierechtelijke of Nederlandse wettelijke bepaling FinPal tot verwerking verplicht; in dat laatste geval informeert FinPal de Klant vooraf, tenzij de wet dit verbiedt.

2.2 FinPal informeert de Klant indien een instructie naar haar mening inbreuk maakt op de AVG of andere toepasselijke wetgeving.

3. Beveiliging

3.1 FinPal treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking (artikel 32 AVG), waaronder: versleutelde verbindingen (TLS); versleutelde opslag van wachtwoorden (hashing); toegangsbeveiliging en autorisatiebeheer op basis van noodzaak; logging van toegang; periodieke back-ups; hosting binnen de Europese Economische Ruimte (EER) voor zover redelijkerwijs mogelijk; en beveiligingsbewustzijn bij medewerkers. FinPal mag de maatregelen aanpassen, mits het beveiligingsniveau niet wezenlijk daalt.

3.2 De Klant is verantwoordelijk voor de beveiliging aan zijn zijde, waaronder het gebruik van sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie waar beschikbaar en het zorgvuldig beheren van Gebruikers.

4. Geheimhouding

4.1 Personen die onder gezag van FinPal persoonsgegevens verwerken, zijn tot geheimhouding van die gegevens verplicht, op grond van een overeenkomst of een wettelijke verplichting.

5. Subverwerkers

5.1 De Klant geeft FinPal algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De bij aanvang ingeschakelde subverwerkers zijn opgenomen in het overzicht aan het einde van deze bijlage en in de privacyverklaring op de Website. FinPal informeert de Klant ten minste 30 dagen vóór het inschakelen van een nieuwe subverwerker, via de Applicatie, per e-mail of via een aanpassing van de privacyverklaring. De Klant kan binnen die termijn op redelijke, met de bescherming van persoonsgegevens verband houdende gronden bezwaar maken. Komen partijen niet tot een oplossing, dan mag de Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de subverwerker wordt ingeschakeld.

5.2 FinPal legt subverwerkers verplichtingen op die ten minste gelijkwaardig zijn aan die in deze bijlage en blijft jegens de Klant verantwoordelijk voor de nakoming door subverwerkers.

6. Doorgifte buiten de EER

6.1 FinPal verwerkt persoonsgegevens in beginsel binnen de EER. Doorgifte naar een land buiten de EER vindt alleen plaats indien een passend beschermingsniveau is gewaarborgd, zoals op grond van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, waar nodig aangevuld met aanvullende maatregelen.

7. Bijstand aan de Klant

7.1 FinPal verleent de Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking, redelijke bijstand bij het voldoen aan verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar). De Applicatie stelt de Klant in staat de meeste verzoeken zelf af te handelen. Ontvangt FinPal rechtstreeks een verzoek van een betrokkene, dan verwijst zij de betrokkene naar de Klant en informeert zij de Klant.

7.2 FinPal verleent redelijke bijstand bij de nakoming van de verplichtingen van de Klant uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG (beveiliging, meldplicht datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging). Voor bijstand die verder gaat dan wat redelijkerwijs van een aanbieder van standaardsoftware mag worden verwacht, mag FinPal het geldende uurtarief in rekening brengen.

8. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

8.1 FinPal informeert de Klant zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat FinPal een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft vastgesteld die de Klantgegevens raakt, per e-mail aan het opgegeven e-mailadres. De melding bevat, voor zover bekend, de aard van de inbreuk, de (categorieën van) betrokkenen en persoonsgegevens, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Informatie die nog niet beschikbaar is, wordt in fasen nagezonden.

8.2 De Klant beoordeelt zelf of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan betrokkenen vereist is en verzorgt die melding. FinPal meldt geen inbreuken namens de Klant, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

8.3 FinPal documenteert inbreuken en verleent redelijke medewerking aan onderzoek, herstel en het beperken van de gevolgen.

9. Controle

9.1 FinPal stelt de Klant op verzoek, ten hoogste eenmaal per jaar, alle informatie ter beschikking die redelijkerwijs nodig is om de nakoming van deze bijlage aan te tonen, zoals een beschrijving van de beveiligingsmaatregelen en, indien beschikbaar, beveiligingsrapportages of certificeringen van FinPal of van haar subverwerkers.

9.2 Is die informatie redelijkerwijs onvoldoende, dan mag de Klant op eigen kosten en na schriftelijke aankondiging van ten minste 30 dagen een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke, tot geheimhouding verplichte deskundige, tijdens kantooruren en met zo min mogelijk verstoring van de bedrijfsvoering van FinPal. De bevindingen worden vertrouwelijk behandeld en met FinPal gedeeld.

10. Einde van de verwerking

10.1 Na het einde van de Overeenkomst stelt FinPal de Klant gedurende 30 dagen in staat de persoonsgegevens te exporteren (artikel 20 lid 3 van de Algemene Voorwaarden). Daarna verwijdert of anonimiseert FinPal alle persoonsgegevens, inclusief kopieën bij subverwerkers, tenzij een wettelijke plicht tot langer bewaren verplicht. Gegevens in back-ups worden verwijderd volgens de reguliere back-upcyclus en uiterlijk binnen 90 dagen. Op verzoek bevestigt FinPal de verwijdering schriftelijk.

11. Aansprakelijkheid en overige bepalingen

11.1 De aansprakelijkheidsregeling van artikel 10 van de Algemene Voorwaarden is ook op deze bijlage van toepassing. Boetes die een toezichthouder aan een partij oplegt, komen voor rekening van die partij voor zover de boete het gevolg is van haar eigen tekortkoming.

11.2 Bij strijdigheid tussen deze bijlage en de overige Algemene Voorwaarden gaat, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft, deze bijlage voor.

11.3 Wijzigingen in de AVG of in richtsnoeren van toezichthouders die aanpassing van deze bijlage vergen, worden door FinPal doorgevoerd overeenkomstig artikel 14 van de Algemene Voorwaarden.

Overzicht subverwerkers (peildatum 10 september 2026)

De actuele lijst van subverwerkers staat in de privacyverklaring op www.finpal.live/privacy.

Vragen over deze voorwaarden? Mail ons op info@finpal.live.